P O R T A R I A  Nº 514/2021-GRE

 

O Reitor da Universidade Estadual de Maringá, no uso de suas atribuições legais e estatutárias,

 

Considerando o resultado do trabalho da comissão instituída pela Portaria 405/2021-GRE;

Considerando o Decreto Estadual nº 7304, de 13 de abril de 2021, que determina e regulamenta o uso do sistema integrado de gestão de documentos, denominado de eProtocolo;

Considerando a Lei Federal nº 12.682, de 9 de Julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e que em seu art. 2º autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, composto por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento;

Considerando o § 2º da Lei Federal nº 12.682, de 9 de Julho de 2012 que dispõe que “O documento digital e a sua reprodução, por qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado (incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)”;

Considerando o Decreto Estadual nº 9.360, de 23 abril de 2018, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, com ênfase no disposto no art. 14, que determina aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual implementar ações de governança digital;

Considerando a Lei Federal 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de software desenvolvidos por entes públicos; e altera a Lei nº. 9.096, de 19 de setembro de 1995, a Lei nº 5.992, de 17 de dezembro de 1973, e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;

 

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Considerando a Lei Estadual 20.656, de 03 de agosto de 2021, que estabelece normas gerais e procedimentos especiais sobre atos e processos administrativos que não tenham disciplina legal específica, no âmbito do Estado do Paraná;

Considerando o princípio da eficiência da Administração Pública, previsto no art. 37, da Constituição Federal, bem como no art. 27, da Constituição do Estado do Paraná;

Considerando a necessidade de se definir os procedimentos a serem seguidos obrigatoriamente, por usuários internos e externos, para a prática de atos processuais e administrativos, por intermédio do sistema eProtocolo.

 

R E S O L V E

 

Art. 1º Estabelecer o uso do Sistema eProtocolo Digital, para tramitação de processos administrativos e documentos na Universidade Estadual de Maringá – UEM, conforme cronograma apresentado no Artigo 11, desta Portaria.

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I         Documento Digital: documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser Nato-digital, quando produzido originariamente em meio eletrônico ou Digitalizado, quando obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

II        - Usuário Interno: pessoa natural, agentes públicos; vinculados a UEM;

III       - Usuário Externo: pessoa natural não vinculada a UEM que mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao eProtocolo para a prática de atos processuais administrativos em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural;

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IV      - Assinatura Eletrônica: assinatura inserida no processo mediante acesso ao sistema eProtocolo por senha própria do usuário;

V      - Assinatura Digital: assinatura inserida no processo realizada mediante acesso ao sistema eProtocolo por meio de certificado digital;

VI     - Processo sigiloso: processo cujo acesso às informações do processo é restrito aos servidores com habilitação para tanto, a ser concedida pelo Gerenciador de Acesso;

VII   – Tramitação eletrônica: movimento do protocolo de um local a outro, interno ou externo à Universidade através do sistema eletrônico;

VIII  - Processo: sequência de atividades e tarefas ordenadas com o objetivo de se chegar a um resultado final esperado;

IX     - Protocolo: ato que registra a entrada de documentos nas modalidades: protocolo físico ou protocolo digital;

X      - Interessado: todos os legitimados como interessados no processo administrativo, compreendendo:

a)     pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação;

b)     aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada;

c)      as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; e

d)     as pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos.

XI     - Comprovante do Interessado: documento comprobatório de criação do protocolo;

XII   - Diretor de Unidade: Titular da Unidade operacional.

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Art. 3º Determinar como responsabilidades dos usuários:

I – Manter sigilo sobre sua senha, que é pessoal e intransferível;

II – Manter a conformidade entre os dados informados e os documentos digitais e digitalizado;

III – Manter preservados os documentos originais que foram digitalizados conforme tabela de temporalidade de arquivos, conforme legislação vigente;

IV – Fazer a conferência do comprovante de cadastro de protocolo, para certificar se a operação foi executada com sucesso.

V – Observar os fusos horários;

VI – Observar os relatórios de interrupções de funcionamento, disponibilizados no sitio eletrônico do eProtocolo;

VII - Apresentar o endereço eletrônico para receber notificações da tramitação do protocolo.

§ 1º Determinar que a ausência de cadastro ou erro de transmissão não são desculpas para descumprimento de prazo.

§ 2º Estabelecer que Interessados não credenciados podem se comunicar por e-mail ou outro meio digital.

Art. 4º Determinar que seja disponibilizado no site desta Universidade o link www.eProtocolo.uem.br, o qual deverá ser criado para orientações e disponibilização de informações complementares sobre o sistema eProtocolo.

Art. 5º Os protocolos físicos de outros órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, encaminhados à UEM serão recusados e restituídos à origem, para digitalização e inserção no sistema eProtocolo Digital.

 

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Parágrafo único: Os processos físicos ou não sujeitos a protocolo, e aqueles em condição híbrida (digital/físico) para os quais não seja possível a digitalização, tramitarão por meio físico até serem arquivados.

Art. 6º Os protocolos serão assinados digitalmente, podendo ser, conforme Lei Federal nº 14.063/2020 e Decreto Estadual nº 7.304/2021:

I - Assinatura eletrônica simples, em que se permite a identificação do signatário e anexa ou associa outros dados eletrônicos do signatário;

II - Assinatura eletrônica avançada, em se utiliza certificados não emitidos pelo ICP-Brasil, ou outro meio de comprovação de autoria;

III - Assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital, nos termos do §1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Art. 7º Definir que os processos e trâmites tem natureza pública, podendo ser acessado por qualquer interessado devidamente cadastrado, resguardados os direitos do titular dos dados e os princípios previstos na Lei Federal nº 13.709 e Decreto Estadual nº 6.474.

Art. 8º Instruir, conforme determinação legal, que os documentos sigilosos ou de acesso restrito devem apresentar justificativa da condição e o usuário deve indicar o grau de sigilo a ser observado, sendo assegurada a sua confidencialidade.

 Art. 9º Os documentos digitalizados e anexados ao processo serão considerados cópia autenticada administrativamente, cabendo ao agente administrativo atestar a comparação entre o original e a cópia.

§ 1º Os documentos gerados eletronicamente do tipo nato-digital, e juntados ao processo são considerados originais.

§ 2º Os documentos digitalizados ou nato-digitais devem estar íntegros e legíveis, cabendo aos usuários responsáveis pela inserção no eProtocolo a aferição da qualidade dos arquivos.

 

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Art. 10 Os protocolos de documentos físicos de procedência externa ou outros documentos externos, entregues pelos proponentes, deverão ser inseridos no sistema eProtocolo pelo colaborador responsável pela condução da instrução do procedimento.

§ 1º O colaborador que realizar a inserção dos documentos, ao fazê-lo, atesta a originalidade desses.

§ 2º Os documentos físicos apresentados por proponentes interessados, deverão ser arquivados na unidade responsável pela digitalização, por período não inferior a 12 (doze) meses.

§ 3º Quando do recebimento de documentos por meios digitais, este deverá ocorrer em correio eletrônico institucional (domínio@uem.br), seja pertencente a colaborador específico ou à unidade desta Universidade, e o e-mail irá constar como parte integrante do protocolo.

§ 4º Documentos recebidos por meios digitais, com presença de assinatura eletrônica ou digital, ou documentos digitalizados, serão considerados documentos originais, podendo ser diligenciados para conferência de veracidade pela Administração Central a qualquer tempo.

§ 5º Cada setor poderá definir documentos complementares associados aos seus processos, e sua forma de apresentação, a serem anexados ao sistema eProtocolo.

 

DO CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

 

Art. 11 Determinar que a obrigatoriedade de utilização do Sistema eProtocolo Digital se dará conforme cronograma abaixo:

Etapa I - a partir do dia 16 de novembro de 2021, para os órgãos e documentos, conforme consulta, e discriminado no quadro abaixo:

 

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Órgão

Documento

PPG

•         Implantação das bolsas Capes

•         Alteração da coordenação do curso

•         Candidatura para pós-doutorado em programas de Pós-Graduação na UEM

•         Solicitação de patentes

PRH

•         Concursos e Contratações

•         Promoções docentes e técnicas

•         Atestado do HUM

PLD

•         Propostas de novos Convênios

•         Propostas de criação de núcleos ou programas

PEC

•         Solicitações de pagamentos de bolsa de extensão

PEN

•        Abertura de processos para juntada de material relativo aos programas que a PEN faz a gestão (PET, PIBID e residência pedagógica).

•        Projetos Pedagógicos (Propostas novas, mudanças e inclusões de informações).

PAD

•         Tramitação dos processos de compra (solicitação inicial montém via Gescomp)

HUM

•         Tramitação dos processos internos de compra

•         Atestados

 

Etapa II - A partir do dia 1 de março de 2022, para os documentos administrativos internos à UEM, tais como ofícios e comunicações internas, dentre outros;

Etapa III: a partir de 04 de abril de 2022, todos os demais documentos internos à UEM.

Art. 12 Os protocolos físicos registrados em data anterior a 04 de abril de 2022, que por sua natureza necessitem ser tramitados em formato digital poderão ser convertidos do formato físico para o digital, ficando a cargo da unidade demandante a conversão.

Parágrafo Único - Os protocolos físicos que não necessitarem de tramitação externa poderão ser mantidos em formato físico até sua conclusão e arquivamento.

 

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Art. 13 Após 04 de abril de 2021 os documentos físicos recebidos nas unidades da UEM que necessitarem de tramitação interna serão digitalizados e inseridos no sistema eProtocolo Digital, sendo que o documento original ficará à disposição do interessado, para retirada na unidade administrativa que o recebeu, pelo prazo de 30 (trinta) dias, sendo descartado após este prazo.

Art. 14 A partir de 04 de abril de 2022 todos os instrumentos formais firmados com a UEM, deverão ser incluídos nos protocolos e assinados digitalmente pelas partes contratantes.

Parágrafo Único: O cronograma estabelecido na etapa I não restringe a implementação do uso do eProtocolo somente aos documentos listados, podendo os setores que já realizam procedimentos e tramitação de outros documentos por meio do sistema eProtocolo continuar a fazê-lo.

Art. 15 Conforme instruído na Portaria 469/2021-GRE, os servidores da UEM irão se capacitar para utilizar o sistema por intermédio dos cursos disponíveis na plataforma da Escola de Gestão do Governo do Estado do Paraná, ou por meio de outros mecanismos que venham a ser eventualmente disponibilizados.

Art. 16 Os órgãos responsáveis pela tramitação de documentos relacionados as suas atribuições poderão definir procedimentos operacionais particulares, visando a facilitar e normatizar o processo de eProtocolo em suas atividades;

Art. 17 Os casos omissos serão resolvidos pelo Protocolo Geral da UEM, tomando-se como referência a Lei em vigência.

Art. 18 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

Maringá, 15 de outubro de 2021.

 

 

 

Prof. Dr. Julio César Damasceno

                                            Reitor